合約管理白皮書
合約管理是管理與客戶、供應商等簽訂的合約。包含執行、管理、監視和評估條款及條件，以使雙方都遵守這些條款。在方便使用的系統中記錄期限及條款，管理預期目標並在合約期限內將風險降至最低是合約管理的主要目的。
2. 合約實踐流程
建立
合約的內容是經由討論、談判建立的。使用公司制定的表單可以確保合約完整性及品質。
審批
此階段包含批准過程中的所有步驟，從使用表單的內容到最終合約的批准。必須考慮內部和外部簽核權限。
註冊
此階段包含所有合約詳細內容的記載。匯入資料並決定需註冊的資訊是什麼。從開始即設定需要登載的資訊以減少多餘的工作。選擇集中或各部門分別註冊及註冊管理工具也是要重要考量。
存檔
存檔階段包含所有必要的步驟以儲存紙本合約，荷蘭的一般保存標準為7年。可以集中或由各部門分別進行。除儲存紙本外，通常也儲存合約電子檔。掃描合約，輸入合約資訊到合約管理系統中以完成電子文件歸檔。
3. 執行合約
合約生效即執行合約。各部門可以按照合約中的期限和條款執行。
- 執行工作包含:
- 採購部門將合約交給負責的部門
- 執行合約中條款
- 設定流程
- 相關部門設立合約研討會
- 設立管理架構
- 設定必要的彙報
4. 管理合約
維護合約
在合約管理系統中註冊所有相關資訊，包含合約編號、內容敘述、簽約對象、使用合約的部門、起始日、有效期、終止條款、價值、狀態、已簽署合約的掃描檔、合約類型，關鍵績效指標(KPI) 等。透過合約彙報及提醒，公司能清楚地了解所有已達成協議的重要條款及條件以主動採取行動。
監督
監督公司和/或供應商確實執行約定的條款。
評鑑
標竿測試（針對實際市場可行性）始終是一個好的方法。一個好的合約管理系統會及時通知負責人審視並重新考慮、協議、確認要求，制定新合約，以完成整個合約流程。